Artikel

Panduan Terbaik untuk Merancang Syarikat Anda Berundur ke Negara Wain California

Sebagai VP Jualan Korporat & Kumpulan untuk WineCountry Media - yang memiliki dan menjalankan NapaValley.com , Sonoma.com , dan WineCountry.com - Saya telah membantu syarikat-syarikat dari seluruh dunia merancang pertemuan, retret, dan acara korporat dan kumpulan mereka di Negara Wine di California. Dan setiap masa, ada perkara penting yang tidak difikirkan oleh syarikat-syarikat ini sebelum menghubungi saya mengenai pertemuan atau retret mereka yang akan datang.

Oleh itu, saya ingin berkongsi 14 pertimbangan utama saya yang harus diingat oleh seorang CEO, pembantu eksekutif, atau perancang acara semasa merancang percutian korporat ke Negara Wine di California. Senarai semak peribadi saya yang berperang untuk mencipta tempat percutian Wine Country yang berjaya untuk mendapatkan pujian daripada rakan sekerja anda dan membuat anda kelihatan seperti penganjur mesyuarat profesional.

Pada masa ini: Mari kita gali. Berikut adalah soal selidik sebenar yang saya gunakan untuk setiap pelanggan korporat baru, yang saya mahukan daripada bekerja dengan pelbagai syarikat dan perkhidmatan yang mereka dan pekerja mereka perlukan setelah mereka tiba. Pada soalan terakhir, anda akan memahami kapan, di mana, apa, dan bagaimana perlu merancang acara pasukan Country Country anda yang seterusnya.


Soal Selidik




# 1. Apakah tujuan majlis anda?

Daripada 10 jenis acara syarikat yang paling biasa , sangat membantu untuk mengetahui dengan tepat kategori mana acara anda masuk, sehingga jurujual kumpulan di hotel dan resort Wine Country tahu bagaimana untuk bertindak balas terhadap RFP (Request For Proposal) dengan sewajarnya. Sebagai contoh, mesyuarat eksekutif atau latihan latihan pasukan pekerja, kemungkinan besar akan diadakan di dalam rumah, selalunya di ruang pertemuan tanpa tingkap untuk mengelakkan gangguan, sedangkan makan malam lawatan insentif pasukan mungkin diadakan di luar rumah di kebun anggur atau di gua anggur. Memberikan label yang betul pada acara anda di awal dapat mengelakkan pelbagai masalah di kemudian hari.



# 2. Berapa besar kumpulan anda?

Ketahuilah bahawa kebanyakan hotel dan resort Wine Country menganggap 10 orang sebagai ukuran minimum 'kumpulan.' Sebarang saiz yang lebih kecil daripada ini kemungkinan besar tidak akan memberi anda faedah untuk tempahan berkumpulan. Sekiranya anda tidak mengetahui ukuran pesta anda yang tepat, tidak mengapa - hotel menjangkakan ini dan akan memberi kelonggaran kepada pelanggan di bilik yang tidak dipesan.

Setelah kami mengetahui anggaran jumlah kumpulan anda, kami kemudian memadankannya dengan hotel atau resort Wine Country yang paling sesuai. Kumpulan yang lebih kecil cenderung lebih sesuai dengan hartanah bersaiz kecil hingga sederhana, dan perkhidmatan unik yang mereka berikan selalunya lebih peribadi, sedangkan hartanah resort yang besar dapat menjimatkan ribuan kos pengangkutan dengan memenuhi semua keperluan dan keperluan kumpulan anda di tempat penginapan : restoran, spa, mencicipi anggur, dan juga lorong boling di Meritage Resort and Spa .



# 3. Adakah kumpulan anda pernah ke Negara Wain sebelum ini? Sekiranya ya, di mana anda tinggal?

Bukan perkara biasa bagi penyelaras acara kumpulan untuk mengatakan bahawa mereka ingin tinggal di Lembah Napa, kemudian akhirnya tinggal di Sonoma County, walaupun mereka tidak tahu bahawa mengadakan tempat percutian di Sonoma County adalah pilihan (biasanya hotel rata-rata Napa Valley harga bilik yang membantu meyakinkan mereka). Sekiranya pelanggan pernah ke Wine Country sebelumnya, mereka biasanya mempunyai idea yang jelas di mana mereka ingin menjadi tuan rumah acara mereka. Dan mengetahui di mana mereka tinggal dan makan membolehkan kita tahu untuk tidak mengirim RFP ke tempat yang sama, kecuali jika mereka memintanya secara khusus.




# 4. Adakah anda ingin menginap di Lembah Napa atau Sonoma County?

Kira-kira 90% pelanggan acara korporat mengatakan bahawa mereka ingin mengadakan tempat percutian mereka di Lembah Napa, tetapi apabila Sonoma County disyorkan juga, mereka biasanya terbuka untuk itu sebagai pilihan. Yang biasanya menentukan tujuan akhir mereka adalah kos: Bilik hotel di Sonoma County biasanya sekitar 30% lebih rendah daripada Lembah Napa, dan kebanyakan orang tersentak apabila mereka mendengar kos purata harga bilik hujung minggu musim panas di Lembah Napa.



# 5. Berapa banyak bilik yang anda perlukan untuk kumpulan anda?

Soalan ini sering menimbulkan ketawa. Pemikiran eksekutif syarikat yang berkongsi bilik hotel cukup menggembirakan pembantu eksekutif. Tetapi anda akan terkejut betapa kerapnya ini membantutkan orang yang ditugaskan untuk merancang acara korporat. Adakah syarikat ingin menjimatkan wang dengan meminta pasukan berkongsi bilik? Adakah sebilangan kakitangan mahu membawa rakan mereka (atau boleh)? Di samping anggaran, mempunyai idea yang jelas tentang berapa banyak bilik yang anda perlukan adalah salah satu faktor terpenting untuk menempah tempat percutian syarikat.




# 6. Berapa tarikh ketibaan dan keberangkatan anda?

Jawapan standard industri untuk soalan ini adalah memberikan tarikh ketibaan dan tarikh berlepas, dalam format ini: Kami akan tiba pada hari Rabu, 3 Mac dan berlepas pada hari Ahad, 7 Mac. Hanya mengatakan bahawa percutian selama 3 hari tidak jelas, dan ketika menempah acara $ 40,000, kejelasan adalah kunci. Sekiranya anda tidak mengetahui tarikh pasti kumpulan anda akan tinggal, seorang jurujual hotel hanya dapat memberi anda anggaran kos dan mungkin tidak akan menyimpan sekumpulan bilik untuk anda. Ini bukan pemecah perjanjian tetapi mempunyai tarikh ketibaan dan keberangkatan yang jelas akan memudahkan pekerjaan semua orang.

Dan FYI, banyak hotel dan resort di Country Country mempunyai minimum 2 malam pada hujung minggu, jadi jika percutian korporat anda berakhir pada hari Sabtu, anda mungkin juga dikenakan bayaran untuk malam Sabtu. Dan kerana Wine Country adalah destinasi popular bagi pelancong pada hujung minggu, tempahan acara anda pada hari Ahad hingga Khamis dapat menjimatkan ribuan dolar.



# 7. Adakah tarikh ketibaan dan keberangkatan anda fleksibel?

Walaupun tarikh perjalanan dilekatkan, sangat penting. Hotel dan resort sering bertanya apakah tarikh acara kumpulan anda fleksibel, kerana kadangkala habis dijual pada tarikh tertentu atau bahkan pada hari pertama atau terakhir. Dengan mengatakan bahawa anda baik-baik saja dengan Isnin-Selasa atau Selasa-Rabu memberi jurujual hotel lebih banyak kelonggaran.



# 8. Berapakah anggaran perbelanjaan anda?

Anda akan terkejut seberapa kerap pelanggan acara kumpulan baru tidak mempunyai jawapan untuk soalan ini, baik kerana mereka tidak diberi anggaran, atau syarikat itu menghubungi kami untuk menentukan anggaran mereka. Memiliki anggaran anggaran tidak penting tetapi sangat berguna untuk menentukan kaliber, masa, dan lokasi hotel atau tempat percutian korporat. Untuk acara kumpulan rata-rata (hotel, ruang pertemuan + F&B + A / V, pengangkutan, makanan), minimum $ 500 setiap orang setiap malam adalah tempat yang baik untuk memulakan.


Mengenai belanjawan, satu perkataan yang anda mahukan dalam leksikon anda adalah 'konsesi', yang merupakan istilah hotel untuk makanan percuma. Walaupun kami tidak merundingkan harga kumpulan untuk anda, hotel atau tempat pertemuan akan sering menawarkan konsesi tambahan untuk pelanggan kami kerana kami sering bekerjasama dengan mereka. Ringkasnya, membuat tempahan acara korporat anda melalui kami akan menjimatkan wang anda dan meminta tambahan konsesi - seperti menghapuskan yuran resort atau yuran Wi-Fi - akan menjimatkan lebih banyak wang.



# 9. Berapakah perbelanjaan taman permainan untuk harga bilik?

Sekiranya pelanggan acara korporat tidak memikirkan anggaran, mereka hampir selalu mempunyai idea asas tentang berapa banyak yang mereka mahu belanjakan di bilik setiap malam. Harga bilik untuk kumpulan biasanya lebih rendah daripada harga 'perjalanan santai', dan harga Ahad hingga Khamis hampir selalu jauh lebih murah daripada harga hujung minggu, kerana Wine Country adalah destinasi percutian hujung minggu yang popular.

Mengetahui berapa banyak yang ingin anda belanjakan di bilik hotel sangat membantu dalam menentukan hotel mana yang paling sesuai untuk kumpulan anda. Pada akhir yang rendah untuk musim panas, harapkan untuk membayar sekitar $ 250 per bilik malam di Sonoma County. Untuk harta tanah mewah di Lembah Napa semasa musim tinggi, harapkan untuk membayar minimum $ 500 hingga $ 600 setiap malam setiap malam.



# 10. Adakah anda memerlukan pengangkutan juga?

Sekali lagi, anda akan terkejut dengan seberapa banyak orang yang ditugaskan untuk mengumpulkan tempat percutian kumpulan syarikat itu tidak memperhitungkan kos pengangkutan, baik dari lapangan terbang dan di luar lokasi dari hotel. Sangat sedikit hotel di Negara Anggur yang mempunyai perkhidmatan ulang-alik langsung dari lapangan terbang San Francisco dan Oakland (Doubletree Sonoma Wine Country adalah pengecualian yang jarang berlaku), jadi jika anda memerlukan perjalanan dari lapangan terbang atau ke kilang anggur dari hotel anda, anda akan perlu menempah syarikat pengangkutan dengan lebih awal. Di WineCountry, kami telah bekerjasama dengan beberapa syarikat pengangkutan tempatan dan dengan senang hati akan mencadangkan yang terbaik untuk kumpulan anda.



# 11. Adakah anda memerlukan ruang pertemuan? Sekiranya ya, hari berapa anda perlu menempah ruang pertemuan dan berapa orang? Adakah anda memerlukan audio / video dan F&B? Adakah kumpulan anda mempunyai keperluan lain?

Hampir setiap acara korporat atau kumpulan memerlukan semacam ruang pertemuan atau bilik dewan, sama ada di hotel atau di kilang wain. Pertanyaan yang ingin anda dapatkan jawapannya antara lain: Untuk berapa orang? Untuk tempoh berapa hari? Adakah anda memerlukan perkhidmatan makanan & minuman? Adakah anda mahu alkohol disajikan (seperti di kilang wain)? Adakah anda memerlukan peralatan audio / video? Bagaimana anda mahu meja dan kerusi disusun? Adakah anda akan mengadakan sesi breakout?

Kos biasa menyewa ruang pertemuan sangat berbeza di Wine Country. Kami mempunyai beberapa rakan hotel yang sering membebankan bayaran sewa ruang pertemuan mereka (biasanya jika pelanggan bersetuju dengan caj F&B minimum), sementara yang lain mengenakan minimum empat angka. Sekiranya anda ingin meminta konsesi, bayaran ruang mesyuarat adalah tempat yang baik untuk bermula.



# 12. Adakah anda memerlukan bantuan mengatur makan tengah hari atau makan malam?

Bagi kebanyakan acara korporat dan kumpulan yang berlaku di Napa Valley dan Sonoma County, makan tengah hari termasuk dalam caj F&B ruang pertemuan, sama ada sebagai kotak makan siang atau persediaan gaya bufet sama ada di dalam bilik mesyuarat atau di lorong. Sekiranya anda dan rakan sekerja anda ingin makan tengah hari atau makan malam dari hotel, kami dengan senang hati menawarkan cadangan untuk anda (kami semua orang yang sombong di sini, jadi kami tidak akan mengarahkan anda salah). Salah satu pilihan yang popular ialah makan malam berkumpulan di kilang wain, di luar kawasan anggur atau di gua anggur, seperti pengalaman makan gua yang hebat di Kebun Anggur Pine Ridge di Lembah Napa.

Perlu diingat bahawa jika restoran atau kilang anggur tidak berada dalam jarak berjalan kaki - satu sebab hebat untuk menempah hotel di pusat bandar - anda mungkin perlu menyewa syarikat pengangkutan jika anda ingin melakukan perjalanan secara berkumpulan, yang boleh menjadi mahal. Sebagai alternatif, Uber dan Lyft boleh didapati di seluruh Wine Country.



# 13. Adakah anda memerlukan bantuan mengatur aktiviti, seperti mencuba wain?

Semasa di Rom, bukan? Hampir setiap acara korporat dan kumpulan yang kami bantu merancang merangkumi lawatan ke satu atau lebih kilang wain untuk pengalaman mencicipi dan mencadangkan kilang wain adalah keistimewaan kami. Seperti makan di restoran di luar lokasi, ingatlah bahawa jika kilang anggur yang ingin anda lawati tidak berada dalam jarak berjalan kaki, anda mungkin perlu menyewa syarikat pengangkutan atau perkhidmatan berkongsi perjalanan. Dan walaupun anda mungkin hanya menikmati arak dengan sedikit teguk, anda akan terkejut betapa cepatnya kadar alkohol darah anda dapat meningkat melebihi 0,08%.



# 14. Adakah anda berminat untuk melakukan aktiviti lain selain mencuba arak, seperti pertandingan memasak membina pasukan?

Bersama dengan mencuba wain, terdapat puluhan aktiviti lain yang terdapat di Wine Country yang dapat kami bantu atur acara kumpulan anda, semuanya dari lawatan basikal Sip-n-Cycle hingga makanan gourmet dan lawatan wain, acara membina pasukan (pertandingan memasak sangat popular ), pelajaran mencampurkan wain, dan lawatan berjalan kaki kebun anggur. Untuk melihat pelbagai aktiviti Wine Country yang menyeronokkan untuk kumpulan anda, lihatlah Pengalaman Negara Anggur .


Sekiranya anda berjaya sampai ke akhir artikel ini, tahniah! Anda kini mempunyai semua jawapan untuk menjadi tuan rumah acara korporat atau kumpulan yang menyeronokkan dan berbuah di Negara Wine di California. Langkah seterusnya adalah menghubungi saya di (415) 518-1402, atau hantarkan e-mel kepada saya di matt@winecountry.com . Saya bukan sahaja dapat membantu anda mencari tempat yang sesuai untuk acara korporat atau acara berpasukan anda yang seterusnya, saya juga akan menghubungi anda dengan orang yang tepat yang perlu anda hubungi - dan mungkin juga dapat menjimatkan wang anda.

Terakhir, adakah saya menyebut bahawa Perkhidmatan Cadangan & Rujukan kami adalah percuma? Kami mendapat komisen kecil dari rakan hotel dengan bayaran bilik, tetapi hotel itulah yang menanggung kos tersebut, bukan anda. Oleh itu, sebenarnya tidak ada alasan untuk tidak menggunakan Perkhidmatan Cadangan & Rujukan kami untuk acara korporat dan kumpulan ke Lembah Napa dan Sonoma County.


- Panduan Mencuba Wain Seperti Pro -

- 9 Hotel Negara Anggur Terbaik yang Akan Dikunjungi pada 2018 -


Disyorkan